Microsoft Teams now includes human language translation for scheduled meetings

You can now attend scheduled Microsoft Teams meetings even if you don’t understand the languages your fellow participants are speaking.

The new solution, developed by Microsoft in partnership with the Welsh Government, allows designated interpreters to translate what is being said during a scheduled Teams meeting, and attendees can choose which language they want to listen to, in real-time. They are also able to switch between languages during the meeting.

The feature is another addition to Teams’ functionality. It will benefit public bodies and organisations that host scheduled meetings in different, sometimes multiple, languages, ensuring they are inclusive and attendees can understand what is being said.

The launch of live human translation between different languages on scheduled Teams calls has been welcomed by the Welsh Government.

The Welsh Government’s Chief Digital Officer, Glyn Jones, said the new Teams feature will be crucial for them.

“I don’t think you can underestimate the impact this will have on organisations that operate bilingually or multilingually,” he said. “We’ve had really positive feedback from the people who’ve tested it with us. The interpreters and the people listening think it’s great.

“Wales is bilingual. We speak Welsh and we speak English. This new functionality will help us use our Welsh more than we’ve been able to during COVID-19. I’m sure we’ll see more people using Welsh in meetings than was ever the case before the pandemic — that’s my ambition.”

Prior to the COVID-19 pandemic, interpreters spent time and money travelling across Wales to attend meetings and interpret them for anyone in the room listening on headsets. When meetings moved online, some interpreters devised a workaround. They observed a Teams video meeting and provided simultaneous interpretation via a telephone line.

“It wasn’t perfect but it got the job done,” said Aled Jones, co-owner of translation company Cymen, which works with the Welsh Government, courts, councils and international conferences.

The new Teams feature will replace this workaround and ensure an easier and better experience for listeners. Aled Jones said the feature was “groundbreaking”.

“The whole purpose of an interpreter is just to be in the background, assisting the meeting,” he said. “This feature will mean that the interpreting will happen without anyone drawing attention to the fact that there are interpreting services in the meeting. The meeting can run bilingually, smoothly and seamlessly.

“Everything is within the same app, so it’s also very easy to use. People attending the meeting don’t have to open another window, another tab or another device.”

It also fulfils a duty that the Welsh Government has to provide meetings in English and Welsh.

“We meet with citizens, particularly when we’re looking at a policy and need to consult with the public,” Glyn Jones added. “Those events, quite rightly, have to be bilingual. But we don’t do it because we have to do it, we do it because we want to. Wales is bilingual and meetings will be far better and more constructive if people can contribute in the language that they want to.”

Glyn Jones also sees an extra benefit — helping to increase the use of Welsh. “The 2011 Census told us that more than 562,000 people in Wales were able to speak Welsh. The latest survey about Welsh language use also told us that over half of Welsh speakers speak the language daily.” Teams will help contribute to this and the Welsh Government’s target to reach one million Welsh speakers by 2050.

By enabling people to use Welsh and/or English in Teams scheduled meetings it will encourage more people to use Welsh in the workplace.

The Welsh Government rolled out Teams in early 2020, at the start of the COVID-19 pandemic, to enable flexible working among its staff. All day-to-day business and a range of training is now conducted through the platform using scheduled meetings, chats and channels. Some meeting rooms have also been fitted with Teams devices to allow greater collaboration between people in the office and those working remotely.

Nick Hedderman, Senior Director of the Modern Work Business Group at Microsoft, said: “Microsoft Teams brings people closer together, enabling them to communicate and collaborate while breaking down barriers around language and location. By empowering people to choose how they participate in calls and meetings, organisations can create a truly inclusive experience for everyone.”

Learn more about the project in English or in Welsh.

Click here to see how Microsoft Teams can benefit your business.

Microsoft Teams bellach yn cynnwys cyfieithu ar y pryd gyfer cyfarfodydd wedi’u trefnu

Bellach, mae modd i chi fynychu cyfarfodydd Microsoft Teams sydd wedi’u trefnu hyd yn oed os nad ydych chi’n deall yr ieithoedd mae’ch cyd-gyfranogwyr yn y cyfarfodydd yn eu siarad.

Mae’r cyfleuster newydd, a ddatblygwyd gan Microsoft mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru, yn caniatáu pennu cyfieithydd ar y pryd fel bo modd i fynychwyr cyfarfodydd Teams sydd wedi eu trefnu ddewis pa iaith maen nhw am wrando arni, a hynny mewn amser go iawn. Mae modd i fynychwyr newid rhwng ieithoedd yn ystod y cyfarfod hefyd.

Dyma nodwedd ymarferol arall i Microsoft Teams. Bydd o fudd i gyrff cyhoeddus a sefydliadau sy’n cynnal cyfarfodydd wedi’u trefnu mewn gwahanol ieithoedd, a bydd yn sicrhau eu bod nhw’n gynhwysol a bod modd i fynychwyr ddeall yr hyn sy’n cael ei ddweud.

Mae Llywodraeth Cymru wedi croesawu lansio’r gallu i gyfieithwyr dynol gyfieithu ar y pryd mewn cyfarfodydd Teams sydd wedi eu trefnu.

Dywedodd Prif Swyddog Digidol Llywodraeth Cymru, Glyn Jones, y bydd y cyfleuster newydd yn Teams yn hollbwysig.

“Dwi ddim yn meddwl bod modd tanbrisio’r effaith y bydd hyn yn ei chael ar sefydliadau sy’n gweithredu’n ddwyieithog neu’n amlieithog,” meddai. “Da ni ‘di cael adborth cadarnhaol iawn gan y bobl sydd wedi’i brofi fo gyda ni. Mae’r cyfieithwyr a’r bobl sy’n gwrando yn meddwl fod o’n wych.

“Mae Cymru yn wlad ddwyieithog. Da ni’n siarad Cymraeg a Saesneg. Bydd y swyddogaeth newydd yma yn helpu ni i ddefnyddio’n Cymraeg ni yn fwy na da ni di gallu neud yn ystod COVID-19. Dwi’n siŵr newn ni weld mwy o bobl yn defnyddio’r Gymraeg mewn cyfarfodydd nag oedd erioed wedi digwydd cyn y pandemig – dyna fy uchelgais.”

Cyn pandemig COVID-19, byddai cyfieithwyr ar y pryd yn treulio amser ac yn gwario arian yn teithio ledled Cymru i fynd i gyfarfodydd a’u cyfieithu i bobl yn gwisgo clustffonau. Pan symudodd cyfarfodydd ar-lein, fe wnaeth rhai ddyfeisio ffordd amgen o fynd ati. Byddent yn arsylwi ar gyfarfod fideo Teams a chyfieithu ar y pryd drwy linell ffôn.

“Doedd e ddim yn berffaith, ond o’dd e’n neud y tro,” meddai Aled Jones, cyd-berchennog cwmni cyfieithu Cymen, sy’n gweithio gyda Llywodraeth Cymru, llysoedd, cynghorau a chynadleddau rhyngwladol.

Bydd nodwedd y Timau newydd yn disodli hyn ac yn sicrhau profiad haws a gwell i wrandawyr. Dywedodd Aled Jones fod y nodwedd yn “torri tir newydd”.

“Holl bwrpas cyfieithydd ar y pryd yw bod yn y cefndir yn cynorthwyo’r cyfarfod,” meddai. “Bydd hyn yn golygu y bydd cyfieithu ar y pryd yn digwydd heb orfod tynnu sylw at y ffaith bod e ‘na yn y cyfarfod. Bydd y cyfarfod yn gallu rhedeg yn ddwyieithog, yn llyfn ac yn ddidrafferth.

“Mae popeth o fewn yr un app, felly mae hefyd yn hawdd iawn i’w ddefnyddio. Sdim isie agor ffenest arall, tab arall neu ddyfais arall.”

Mae hefyd yn diwallu dyletswydd Llywodraeth Cymru i ddarparu cyfarfodydd yn Gymraeg a Saesneg.

“Da ni’n cyfarfod efo dinasyddion, yn enwedig pan da ni’n edrych ar bolisi ac angen ymgynghori gyda’r cyhoedd,” ychwanegodd Glyn Jones. “Mae’n rhaid i’r digwyddiadau hynny fod yn ddwyieithog ac mae’n gyfan gwbl iawn mai dyna’r achos. Ond da ni ddim yn neud hyn am bod ni’n gorfod, da ni’n o am bod ni isio gwneud. Mae Cymru’n ddwyieithog a bydd cyfarfodydd yn llawer gwell ac yn fwy adeiladol os ydy pobl yn gallu cyfrannu yn yr iaith maen nhw isio.”

Mae Glyn Jones hefyd yn gweld budd ychwanegol —cynyddu’r defnydd o’r Gymraeg. “Dywedodd Cyfrifiad 2011 wrthon ni fod dros 562,000 o bobl yng Nghymru yn gallu siarad Cymraeg. Roedd yr arolwg defnydd iaith diweddara hefyd wedi dweud wrthon ni bod dros hanner y siaradwyr Cymraeg yn siarad hi bob dydd.” Bydd Teams yn helpu i gyfrannu at hyn a hefyd darged Llywodraeth Cymru i gyrraedd miliwn o siaradwyr Cymraeg erbyn 2050.

Drwy alluogi pobl i ddefnyddio’r Gymraeg a/neu’r Saesneg mewn cyfarfodydd Teams sydd wedi eu trefnu bydd yn annog mwy o bobl i ddefnyddio’r Gymraeg yn y gweithle.

Fe wnaeth Llywodraeth Cymru rolio Teams allan yn gynnar yn 2020, ar ddechrau pandemig COVID-19, er mwyn galluogi i’w staff weithio’n hyblyg. Mae’r holl fusnes dydd-i-ddydd ac ystod o hyfforddiant bellach yn cael ei gynnal drwy’r platfform gan ddefnyddio cyfarfodydd wedi’u trefnu, sgyrsiau a sianeli. Mae rhai ystafelloedd cyfarfod hefyd wedi cael gosod dyfeisiau Teams er mwyn caniatáu mwy o gydweithio rhwng pobl yn y swyddfa a’r rhai sy’n gweithio o bell.

Dywedodd Nick Hedderman, Uwch Gyfarwyddwr y Grŵp Busnes Gwaith Modern Microsoft: “Mae Microsoft Teams yn dod â phobl yn agosach at ei gilydd, ac mae’n galluogi cyfathrebu a chydweithio wrth chwalu rhwystrau ieithyddol a daearyddol. Drwy rymuso pobl i ddewis sut maen nhw’n cymryd rhan mewn galwadau a chyfarfodydd, mae sefydliadau’n gallu creu profiad gwirioneddol gynhwysol i bawb.”

Cliciwch yma i weld sut y gall Microsoft Teams fod o fudd i’ch busnes.